KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

• Unvan: Muhasebe Otomasyon
• Şehir: İstanbul
• E-posta: destek@muhasebe-otomasyon.com

2. İşlenen kişisel veriler

• Hesap ve iletişim:ad soyad, e-posta, telefon, büro adı, kullanıcı rolü; Google ile girişte Google'dan gelen ad, e-posta ve profil görseli.
• Belgeler: fiş, fatura ve Z raporu görselleri ile bunlardan çıkarılan tutar, tarih, KDV, unvan gibi veriler; şahıs işletmelerinde vergi kimlik numarası yerine geçen T.C. kimlik numarası. Belgeler mükelleflere ve üçüncü kişilere ait kişisel veri içerebilir. Görsel, alan çıkarımı için bütün hâlinde yapay zeka sağlayıcısına iletilir; yalnız muhasebe kaydı için gerekli alanlar çıkarılıp saklanır, adres ve IBAN gibi bilgiler çıkarılmaz.
• Tarayıcı eklentisi: eklentinin müşavirin Luca oturumuyla indirdiği e-faturalar yalnız müşavirin bilgisayarına kaydedilir, sunucularımıza gönderilmez; sunucuya yalnız iş özeti sayıları iletilir.
• Onay kayıtları: kabul veya reddedilen metnin sürümü, tarih, IP adresi ve tarayıcı bilgisi.
• Kullanım kayıtları: giriş ve işlem kayıtları, IP, tarayıcı, çerez kullanmayan sayfa görüntüleme ölçümü ve hata kayıtları (belge içeriği hariç). Ücretsiz denemenin kötüye kullanımını önlemek için kayıt sırasındaki IP adresinin geri çevrilemez özeti 3 gün tutulur.
• Demo ve iletişim talepleri: formda verdiğiniz bilgiler.

3. Toplama yöntemi

Kişisel veriler; kayıt, demo, iletişim ve bülten formları, Google ile giriş, belge yükleme ekranı, tarayıcı eklentisi ve zorunlu çerezler aracılığıyla elektronik ortamda, kısmen otomatik yollarla toplanır.

4. İşleme amaçları

• Belge çıkarımı, doğrulama ve dışa aktarım dosyası üretimi
• Üyelik, belge hakkı takibi, faturalama ve tahsilat
• Bilgi güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi ve denetim izi
• Destek ve talebiniz üzerine iletişim
• Açık rızanız varsa ticari elektronik ileti gönderimi
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi

5. Hukuki sebepler (KVKK m.5)

• Sözleşmenin kurulması veya ifası
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi
• Meşru menfaat (güvenlik, hizmet iyileştirme)
• Açık rıza: ticari elektronik ileti ve zorunlu olmayan çerezler

6. Aktarım ve yurt dışı aktarım

Veriler hizmetin sunulması için aşağıdaki alt işleyenlere aktarılır. Görselden alan çıkarımı yurt dışında yerleşik yapay zeka sağlayıcıları tarafından yapılır.

Yurt dışı aktarım KVKK m.9 uyarınca Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmeyle yapılır ve sözleşme imzadan sonra 5 iş günü içinde Kurum'a bildirilir. Düzenli aktarım açık rızaya dayandırılmaz.

7. Güvenlik tedbirleri

• Tüm veri aktarımı HTTPS (TLS) ile şifrelenir.
• Veritabanı ve dosyalar, altyapı sağlayıcısının (Supabase) diskte şifreleme özelliğiyle saklanır.
• Büroların verisi veritabanında satır düzeyinde erişim kurallarıyla (RLS) ayrılır; belge dosyaları herkese kapalı depolama alanında aynı kurala bağlıdır.
• Önemli işlemler denetim kaydına yazılır; onay kayıtları sonradan değiştirilemez ve silinemez.

8. Saklama süreleri

Belgeler planın arşiv süresi boyunca (Pro'da 2 yıl, Büro ve Büyük Büro'da 5 yıl) panelde saklanır; süresi dolan belgeler önceden bildirilerek silinir. Vergi Usul Kanunu'ndan doğan saklama yükümlülüğü belge sahibi müşavirdedir; müşavir belgelerini süre dolmadan dışa aktarabilir. Diğer süreler Saklama ve İmha Politikası'ndadır.

9. Haklarınız (KVKK m.11)

• Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhe bir sonuç çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Başvurularınızı Veri Sahibi Başvuru Formu'ndaki bilgilerle, sistemde kayıtlı e-postanızdan destek@muhasebe-otomasyon.com adresine iletebilirsiniz. Talepler en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

10. Müşavir ve mükellef verileri

Belgeleri yükleyen mali müşavir, belgelerdeki mükellef ve üçüncü kişi verilerinin veri sorumlusudur. Müşavir, 3568 sayılı Kanun m.43'teki sır saklama yükümlülüğü saklı kalmak üzere bu verileri Muhasebe Otomasyon'a aktarmaya yetkili olduğunu ve mükelleflerini aydınlattığını taahhüt eder.